×

Первые ощущения от почты Verse. Поехали!

Опубликовано 08 марта 2017 Автор: Олег Джубатыров
#Бизнес-аналитика #Железо #Новости IT #Облака #Серверы, IBM #Хранение данных

Итак, друзья!

Сегодня я поделюсь своими впечатлениями от работы с новым почтовым клиентом IBM Verse. Перед самым Новым Годом 30 декабря 2016 года вышла его локальная браузерная версия, отлично работающая также и на мобильных устройствах. До этого клиент предоставлялся в облаке.
И естественно далеко не многие, особенно в нашей стране, что-то об этом слышали.
А между тем в IBM решили кардинально переосмыслить весь свой предыдущий опыт создания корпоративной почты. Упор бы сделан на удобство, легкость использования, доступный интерфейс. Во всем этом чувствуется огромный труд дизайнеров, которые сделали клиент дружелюбным даже для неискушенных пользователей.
Полностью поменялась модель работы с письмами. Verse получился ярким, удобным, живым. Многие его элементы были напрямую позаимствованы из социальных медиа. И конечно же появилось огромное количество фишек, которые делают офисную жизнь проще.
Обо всем этом мой обзор.

Для удобства знакомства с Verse попробовал разделить свою статью на несколько смысловых блоков. Посмотрим, что получилось.

Новый интерфейс

На первый взгляд – обычная почта.
Слева находятся папки. Окно сообщений располагается справа в границах рабочей области. Удобно, не мешает глазам. Наличие разнообразных инструментов для редактирования писем тоже добавляет положительных впечатлений. Например, в сообщение можно вставлять таблички. Мелочь, но приятно!

Сразу обратил внимание на линию профилей в верхней части экрана, которые очень напоминают профили друзей ВКонтакте. Такого я еще не встречал ни в одном клиенте, очень удобная штука.
Это список наиболее важных ваших контактов, Вы можете добавлять их в ленту одним щелчком мыши.
Кроме того, в систему встроена мощная аналитика, он автоматически подтягивает контакты, с которыми вы чаще всего взаимодействуете. И, как вы догадались, создать письмо можно через профиль, минуя адресный поиск. Здорово!

Продолжаем изучать интерфейс. Три профиля слева:

- папка «входящие»
- папка «требуется действие» - для важных писем, которые вы не можете сейчас обработать
- папка «ожидание» - там лежат отправленные сообщения, на которые вы ждете ответ.

Что мы еще видим на экране. Меню настроек, где можно выставить параметры почты и настроить прием писем без доступа к сети. Покажу, как работает эта функция ближе к концу обзора.

В двух словах хотелось бы остановиться на достижениях Verse в области тайм менеджмента. Наверняка вы пользуетесь электронными календарями и планировщиками. Но скорее всего это отдельный интерфейс, который не связан с вашей почтой. А здесь все эти инструменты интегрированы в клиент, поэтому работать с ними еще удобнее.
Verse, это не только почта, это рабочее место, которое позволит вам легко и быстро планировать дела.
Найти календарь непросто – это, пожалуй, единственная претензия к дизайнерам. Обратите внимание на значок таблицы в нижней части экрана прямо под окном сообщений. Это и есть менеджер событий, где можно назначать встречи и собрания. Любое событие отображается на временной шкале. Вам даже не нужно открывать календарь, чтобы просмотреть текущие и грядущие дела. Вот это хорошо придумано!

Как работать с календарем, тоже сегодня постараюсь рассказать на конкретных примерах. И чтобы не затягивать время, давайте перейдем к самым вкусным подробностям Verse.

Куча вариантов отправки писем

Работайте, как Вам удобно! Вот, что первое приходит в голову.

Еще нигде я не видел столько вариантов создания писем и ту легкость, с которой Verse это делает.
Даже из профиля контакта можно начать переписку двумя способами – напрямую и через визитную карточку. Говорят, что IBM-щики опросили сотни респондентов на тему, как бы они хотели пользоваться почтовиком. Отсюда и такое разнообразие возможных моделей поведения.

Поначалу мне это казалось излишним. Но на самом деле это дает огромную свободу действий.
С Verse Вы можете выбрать тот способ, который вам ближе по ощущениям, или просто первым попадется на глаза. Если же вы привыкли к стандартному поиску, воспользуйтесь адресной строкой, и перед вами появится меню для отправки почты.

И что меня абсолютно поразило. Ответить на входящее можно, не читая сообщение. Достаточно кликнуть по контакту в письме.


Быстро создать сообщение можно из отправленных. К примеру, у меня есть 10 контактов,
которым я пишу письма раз месяц в определенный день. Мне легче промотать папку «отправленные» на месяц назад и снова разослать сообщения по всему этому списку, воспользовавшись удобными инструментами, встроенными в интерфейс.


Добавлю еще пару фишек.
Здесь, как и других современных почтовых клиентов есть черновики. Если вас отвлекли, Вы можете в любое время вернуться к переписке и начать с того места, где закончили. Черновики доступны
в специальном меню. Очень полезная штука.


А вот следующая функция наверняка есть не у всех корпоративных почтовиков. Для загрузки файлов доступна технология Drag-and-drop. Подозреваю, что это тоже экономит время на обработку сообщения.
Специально покажу скриншот. Похоже русская локализация в Verse еще немного хромает. Но это не так страшно, главное работает.

Совершенно случайно нашел еще одну шутку. Оказывается, Вы можете защитить вашу переписку от потенциальных злоумышленников.  Сервер IBM Domino, на котором работает Verse, использует систему ассиметричного шифрования, что обеспечивает закрытый канал связи. Наличие защищенного отказоустойчивого сервера, который может практически все – еще одно преимущество работы с почтовыми клиентами IBM.

Итак, я показал вам основные способы создания писем в Verse. Возможно есть и другие варианты, о которых я не знаю. Наверняка вы их найдете, когда начнете пользоваться клиентом. Далее будет логичным обсудить, как работает поиск.

Продвинутый, интеллектуальный поиск

Судя по тому, что я вижу, в IBM проделали огромную работу по оптимизации поисковых возможностей в своих клиентах. Поиск стал легким, удобным и по-настоящему думающим.
И самое главное, здесь мы видим такую же свободу, как и в случае с созданием писем.
Помните о профилях контактов?
Это, пожалуй, самый жирный плюс. Все самое важное у вас перед глазами. Нужно лишь не полениться добавить профиль, делается это в один клик.
Здесь же, в поле визитной карточки доступны все сообщения от контакта.
Хотите больше?
Вы можете получить доступ ко всей вашей совместной переписке в пару кликов мыши.


Этот инструмент избавляет вас от долгого поиска и позволяет быстро восстановить цепочку событий. И насколько я знаю, Verse пока единственный корпоративный клиент, который такой функционал поддерживает. Поправьте меня, если я ошибаюсь.
Чуть не забыл, если Вы накопили достаточно серьезную переписку с адресатом, Вы можете прочитать всю ветку обсуждений, чтобы точно не упустить ничего важного. Для этого есть кнопочка «развернуть хронологию». Потрясающе!

А теперь о поиске через адресную строку.
Интеллектуальная система Verse поддерживает поиск по первым буквам в именах и почтовых адресах, ищет любые упоминания отдельных слов и названий в переписке. Вы также увидите все отправленные и полученные письма, как было показано на предыдущих слайдах.

Предсказательный поиск не менее эффективен, когда нужно поставить кого-либо в копию.
Кстати, если вам мешает вложенный файл, не обязательно его удалять, его можно на время отключить. Либо активировать, если собираетесь поставить в копию нового человека.

Итак, мы более и менее разобрались с инструментами поиска в Verse.
Теперь от частных вопросов перейдем к рассмотрению Verse в более широком смысле. Как он себя позиционирует и какую модель работы предлагает пользователям.

New way to work!

Под таким слоганом локальный Verse вышел на рынок. Что это подразумевает?
1. Интерфейс, одинаково удобный для разных типов людей с разным уровнем подготовки.
2. Сокращение времени на принятие решений пользователями, что ведет к росту продуктивности.
3. Максимальное вовлечение сотрудников в рабочий процесс.

Можно встретить мнение, что на создателей Verse повлияла концепция Zero Inbox. Условно говоря, это когда вы успеваете обрабатывать все письма, которые приходят за день.
В IBM не утверждают, что их вдохновила именно эта идея. Но на самом деле очень многое в Verse сделано для удобства работы с входящими письмами.

Итак, что мы видим на скриншоте.
А то, что за сегодняшний день во входящих у меня всего одно письмо. Как мне этого удалось добиться?
Все просто! Verse помогает не утонуть в потоках сообщений и сфокусироваться на главных вещах. Каждый раз, когда вам приходит письмо, вам предлагается выполнить несколько действий на выбор.

- Отметьте сообщение, как требующее действия, если оно представляет для вас интерес, но вы не можете им заняться прямо сейчас.
- Если пока не знаете, нужно ли вам это письмо, можете удалить его из папки «входящие». Оно автоматически переместится в папку «Все документы». То есть, Вы можете вернуться к сообщению в любой момент.
- Если прорвался откровенный спам, смело бросайте его в корзину.
И так быстро можно разобраться с каждым письмом. Вы перестанете копить бесполезную информацию, и вам не надо будет держать все в голове.
А как это облегчит жизнь сисадмину, если каждый пользователь сможет навести порядок в своем ящике самостоятельно!
Наверное, вас интересует, как в Verse реализованы напоминания для писем?
Здесь каждое сообщение, и входящее и отправленное можно поставить на контроль.
Приведу конкретный пример. На следующей неделе мне нужно обсудить возможность проведения технического вебинара. Я отметил письмо от вендора, как требующее действия, поставил срок выполнения на 7 марта, оставил комментарий, чтобы не забыть, о чем письмо.
Теперь в папке «требуется действие» у меня есть соответствующее напоминание.

Давайте в целях эксперимента перенесем крайний срок «на сегодня».  Мы увидели, что сообщение отмечено красным маркером, и мы точно о нем не забудем.

Точно так же работаем с отправленными письмами, выбираем дату, пишем комментарий.  Ставим напоминание и периодически просматриваем папку «ожидание» - это значок циферблата на экране.  Кстати, присвоить сообщению статус «ожидание» можно прямо из тела нового письма. Наверное, так будет еще быстрее.

Если срок истекает, а ответ мы так не получили, пора напомнить о своем существовании, папка «ожидание» снова будет отмечена красным.

Я взял за правило ежедневно проделывать такие манипуляции с письмами. Вижу только то, что мне нужно и стараюсь ничего не упускать из виду.

Как по мне, так это первая почта для современного поколения пользователей, привыкших быстро принимать решения и не искать долгих путей. А идея управлять перепиской с помощью профилей контактов была напрямую позаимствована из социальных сетей, что в идеале должно повысить популярность Verse среди офисных сотрудников.

Впрочем, у поколения «The Bat» тоже не поводов для печали. Для бывалых пользователей, которые привыкли до всего доходить своим умом и руками, реализована старая добрая работа с правилами и папками. Вы объединяете сообщения в темы и размещаете их по папкам с помощью Drag-and-drop.

 

Мы убедились, что Verse – очень удобная и современная почта. Но в полной ли мере она оправдывает себя, как бизнес-инструмент? Какие еще настройки, присущие именно корпоративным клиентам, здесь есть?

Один из таких маркеров – возможность работать в офлайн-режиме.

Автономная почта

Многим из нас хотелось бы работать в пути, при этом не исключены проблемы со интернетом. В IBM стараются идти в ногу со временем, поэтому получать и отправлять почту можно без доступа к сети. Настраивается данная функция просто, как и все в этом клиенте. С этим справится обычный пользователь, не обязательно отвлекать админа. А лучше один раз составить инструкцию.

Создаете пароль, определяете период, за который хотите получать почту в автономно режиме. Если ехать недалеко, то, наверное, хватит одного дня. Нажимаете настроить.Далее пойдет автоматическая настройка автономной почты в режиме полета. Нужно только ввести пароль для автономной почты.

Все готово, вы можете читать письма за последний день.

Ура! Все работает. Сообщение уже в отправленных. Адресат получит письмо, когда будет связь.


А если наоборот, Вы не хотите, чтобы вас беспокоили письмами, или хуже того - звонками?
Нужно провести отпуск или командировку без нервов, без внимания любимых коллег?
Для этого есть функция Out Of Office. Заходим в параметры почты и календаря и прописываем настройки и тему автоматического письма.

Итак, настройки заданы, протестируем. Все получилось!
Почтовый сервис автоматически отвечает на письма, когда меня нет на работе.

Условно ваша командировка успешно завершилась. По итогам поездки вам нужно провести совещание. Verse позволяет создавать события в автоматизированном режиме. Планирование задач и событий – не менее сильная сторона Verse, чем сама почта. Завершая обзор, хочу немного рассказать об этой функции.

Verse – интегрированное рабочее место

Современный темп жизни не позволяет все держать в голове. Поэтому электронными календарями пользуются многие.
Преимущество в том, что в IBM Verse эти продукты поставляются вместе с почтовым клиентом и доступны из единого интерфейса. И опять же здесь мы видим огромное количество опций, которые позволяют планировать события до мелочей.
Для примера создадим событие в календаре, который, как мы помним, находится в нижней части экрана над временной шкалой.
Наша цель – совещание. Можно добавить любое количество участников, в том числе внешних.


Разворачиваем вкладку «дополнительные опции».

 

Смотрите! Здесь можно поставить напоминание для участников с указанием времени, забронировать комнату, забронировать необходимые для этого ресурсы (проектор, ноутбук, столы и т.д). В данном случае наша встреча будет проходить в формате видеоконференции, поэтому нам требуется создать сетевое собрание.

Обычно видезвонки и вебинары у нас проходят на облачной площадке для совместных коммуникаций IBM Connections Cloud. Поэтому прописываем ссылку для участников собрания, по которой они смогут к нам присоединиться. Сохраняем и отправляем приглашение. Событие появилось в нашем календаре. Оно также доступно на временной шкале в почте.

Один из внешних участников пользуется браузерной почтой Gmail. Вот так у него отображается приглашение на совещание. Как мы видим, указаны дата, время, и ссылка на подключение. При отправке события нужный часовой пояс подставляется автоматически.

Мы точно знаем, что за 30 минут до начала участнику события придет напоминание, а значит можно сэкономить время на телефонных звонках.
В это сложно поверить, но календарь Verse позволяет планировать личные дела, например отвезти ребенка в школу. При этом информация, которая касается вашей семьи и жизни вне офиса, не будет доступна коллегам.

Считаете, что личное нужно отделять от профессионального?
Но мы лишь ставим событие на контроль, наша свобода от этого никак не страдает. Я вот не всегда помню, что мне нужно сделать в течние дня: куда заехать, что забрать, что купить. Если бы я тратил на эти воспоминания меньше драгоценных минут, то наверное был бы счастливее.

Если задуматься, какой объем данных человеку приходится усваивать в течение дня, мы рано или поздно приходим к необходимости создания некой модели обработки информации.

Работа с письмами - один из кирпичиков в этом здании, очень важных кирпичиков!
И если вы не знаете, с чего начать, Verse уже предлагает готовый подход. Получая письмо, вы не спешите немедленно предпринимать какие-то действия, а лишь откладываете его на более удачное время. При этом знаете, что почта сама напомнит вам о наступлении крайних сроков. Времени на более важные дела становится больше, и мозг не испытывает ненужных перегрузок.
Календари и менеджеры задач – вторая важная часть системы. Без этих удобных приложений сроки ставятся произвольно, возникает неразбериха, и не всегда понятны результаты вашей деятельности.
Быстрый поиск контактов, документов и файлов – это то, о чем мечтает каждый пользователь. Вспомните, какие негативные эмоции Вы испытываете, когда не удается найти письмо?

Все эти составляющие учтены при разработке Verse.

Однако остается еще один пункт, который делает систему полноценно работающей моделью – хранение и совместное использование файлов.
Этот функционал тоже возможен, но при использовании Verse в облаке. Облачная версия являются частью приложения IBM Connections Cloud – это рабочая сеть со всеми инструментами, присущими социальным медиа. Именно там можно удаленно и совместно работать над документами, проводить видеоконференции и вебинары.

В облаке Verse выглядит еще круче, появляются возможности, которых нет в локальной версии. Например, если Вы не хотите сохранять вложенные документы на свой ПК, можете без труда найти их в почте в специальном хранилище.

Но я думаю, что IBM Connections Cloud - это тема для отдельного большого материала, по поводу которого уже есть определенные мысли.

Поэтому сегодня мне хотелось бы закончить свой первый обзор Verse. Однако есть ощущение, что он далеко не последний. Все будет зависеть от ваших вопросов и пожеланий.
И тогда мы сможем сфокусироваться на самым главных для вас темах.

С нетерпением жду ваши вопросы на почту dz@ideacomp.ru

Мне необходимо решение


×